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高效能呼叫中心的七個(gè)習慣（上）

王厚東 2005/06/20

史蒂芬·柯維博士的暢銷(xiāo)書(shū)《高效能人士的七個(gè)習慣》使很多人深受啟發(fā)，也讓很多人找到了在工作和生活中不斷取得成功的途徑。其實(shí)，這七個(gè)習慣同樣適用于呼叫中心的運營(yíng)管理。能夠形成和自覺(jué)實(shí)踐這七個(gè)習慣的呼叫中心，在運營(yíng)管理上同樣更容易取得成功，達成設定的績(jì)效指標，完成自己的使命。以下就是對這七個(gè)習慣在呼叫中心運營(yíng)管理中運用和發(fā)展的詳細闡述：

高效能呼叫中心的七個(gè)習慣（一）：積極主動(dòng)

　　就像我們每個(gè)人一樣，當呼叫中心面臨不可避免的變化時(shí)通常有兩種情況：或者積極應對變化并在變化中受益；或者躲避拒絕直到被逼無(wú)奈不得不接受變化才能生存。

　　積極主動(dòng)意味著(zhù)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)時(shí)調整并掌控運營(yíng)資源、團隊能力以及業(yè)務(wù)目標；意味著(zhù)理解并認識到在自己所能影響到的范圍內不斷改進(jìn)提高的重要性，并據此采取切實(shí)的行動(dòng)進(jìn)行自身的改善與進(jìn)步。這個(gè)道理不僅適用于呼叫中心，也更適用于整個(gè)企業(yè)或組織。

　　過(guò)去的十年間，呼叫中心應用技術(shù)得到了飛速的發(fā)展。很多呼叫中心已經(jīng)主動(dòng)采用了這些新的技術(shù)來(lái)滿(mǎn)足客戶(hù)不斷增長(cháng)的服務(wù)需求，并確立了競爭優(yōu)勢。互聯(lián)網(wǎng)就是一個(gè)很好的例子。很多呼叫中心積極嘗試和運用互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的便利，利用互聯(lián)網(wǎng)跟客戶(hù)之間建立起了全新的互動(dòng)聯(lián)絡(luò )方式，大大提高了客戶(hù)滿(mǎn)意度，并節省了成本。在一家大型的金融機構服務(wù)中心里，過(guò)去的幾年中他們大力推動(dòng)基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )的多媒體互動(dòng)手段。根據他們的統計數字，客戶(hù)自助服務(wù)（IVR、電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)）比例從70％上升到了85％，同時(shí)客戶(hù)滿(mǎn)意度也得到了很大的提升。此外，從整體運營(yíng)上來(lái)說(shuō)，整體的運營(yíng)成本同比下降了3％。

　　呼叫中心應該每周抽出至少幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)評估整體的運營(yíng)狀況，而不是漫無(wú)目的地對一些緊急或救火的事情做出被動(dòng)反應。

　　呼叫中心還應該對客戶(hù)服務(wù)需求的變化及業(yè)務(wù)的趨勢保持足夠的靈敏性。保持關(guān)注并適時(shí)評估，并在它們的重要性達到一定程度時(shí)，積極變革進(jìn)行應對。要記住，所謂的“業(yè)界最佳實(shí)踐”并不一定在你的運營(yíng)環(huán)境里還是“最佳實(shí)踐”。作為呼叫中心負責人的你比任何呼叫中心咨詢(xún)顧問(wèn)更能了解你的運營(yíng)狀況。

高效能呼叫中心的七個(gè)習慣（二）：以終為始

　　如果你不知道你努力的方向，成功就會(huì )離你很遙遠。我們經(jīng)常會(huì )聽(tīng)到或看到這樣的情況，呼叫中心急急忙忙進(jìn)行技術(shù)方案的招標與評估，但等集成商進(jìn)駐現場(chǎng)后，才發(fā)現連基本的業(yè)務(wù)需求還沒(méi)搞清除，更無(wú)從談起提出具體的系統功能實(shí)現要求以及衡量標準。

　　很多優(yōu)秀的呼叫中心都制定了詳盡的近遠期發(fā)展規劃，設定了明確的階段性里程碑，直至通向最終目標的實(shí)現。而且這個(gè)規劃要隨著(zhù)業(yè)務(wù)的發(fā)展以及環(huán)境的改變進(jìn)行不斷的評估與更新，并與呼叫中心員工以及企業(yè)領(lǐng)導和其它部門(mén)及時(shí)溝通分享。并且，所有這些規劃都有明確的衡量標準，如降低運營(yíng)成本、提升客戶(hù)滿(mǎn)意度、提高客戶(hù)重復購買(mǎi)率等。然后把這些宏觀(guān)目標進(jìn)行進(jìn)一步細化，變成更具體的細項指標以及相應的行動(dòng)方案（如，增加何種客戶(hù)溝通渠道、增加何種系統功能、增設何種崗位、何時(shí)增加等等），做到整個(gè)運營(yíng)規劃自上而下的指導與自下而上的支持。

　　另一方面，也有很多呼叫中心投了很多錢(qián)購買(mǎi)先進(jìn)的設備及應用方案，目的是為了給客戶(hù)提供更好的服務(wù)。但是對于什么是更好的服務(wù)、如何實(shí)現、如何衡量等問(wèn)題卻沒(méi)有明確的答案。缺乏了明確的目標方向以及績(jì)效衡量體系，就會(huì )導致宏觀(guān)的戰略與具體的行動(dòng)計劃之間鏈接的缺失，更進(jìn)一步導致了投資的浪費以及管理的混亂。很多呼叫中心擁有世界上最先進(jìn)的設備和豪華的工作場(chǎng)地，但是很多功能可能會(huì )放在那兒永遠不用，而有些功能卻不得不找人重新開(kāi)發(fā)。

　　所以，作為呼叫中心的運營(yíng)管理者，首先應該明確呼叫中心的發(fā)展方向及近遠期目標，然后做出詳細的朝著(zhù)近遠期目標前進(jìn)的規劃，并明確關(guān)鍵里程碑，核心驅動(dòng)因素以及具體的衡量指標。這樣做可能不會(huì )保證你的每一個(gè)具體行動(dòng)方案的成功，但可以保證呼叫中心每天的具體運營(yíng)管理工作與呼叫中心的發(fā)展方向是一致的；每天的具體工作都是朝著(zhù)長(cháng)遠目標的實(shí)現邁出的堅實(shí)一步。

　　另外很重要的一點(diǎn)就是，如果呼叫中心是做為企業(yè)的一個(gè)部門(mén)，是企業(yè)有機整體的一個(gè)組成部分的話(huà)，要特別注意呼叫中心的戰略規劃與企業(yè)的整體戰略的一致性和對企業(yè)整體戰略的支持性。呼叫中心要圍繞企業(yè)整體戰略目標的達成制訂自身的運營(yíng)發(fā)展規劃。

高效能呼叫中心的七個(gè)習慣（三）：要事第一

　　大多數管理者都傾向于選擇他們以前嘗試過(guò)、比較有把握的事情或做事情的方法去應對目前的工作。很多呼叫中心的經(jīng)理，或者是來(lái)自于技術(shù)部門(mén)，或者是來(lái)自于運營(yíng)部門(mén)。因此，他們很多時(shí)候在制訂和選擇績(jì)效提升的方案時(shí)，要么太注重于分析，要么太注重于技巧。

　　作為客戶(hù)服務(wù)主體部門(mén)（之一）的呼叫中心，要想為客戶(hù)提供卓越的服務(wù)，首先應該從客戶(hù)的角度定義什么是“高質(zhì)量服務(wù)”。然后根據這些定義及指標確定運營(yíng)管理工作的優(yōu)先級。

　　以下是一些國內優(yōu)秀呼叫中心現階段正在實(shí)施的一些關(guān)鍵舉措：


　　1、由成本中心向利潤中心轉型：服務(wù)并不局限于單純的售后服務(wù)。售前咨詢(xún)及銷(xiāo)售線(xiàn)索的發(fā)現、主動(dòng)或被動(dòng)的電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)都可以為呼叫中心帶來(lái)直接的銷(xiāo)售收入。此外，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)對于客戶(hù)重復購買(mǎi)率及推薦率的提升、客戶(hù)終身價(jià)值的增加、客戶(hù)信息的分析對企業(yè)整體運營(yíng)的改善及企業(yè)決策的支持都會(huì )對企業(yè)貢獻無(wú)法估量的巨大的價(jià)值。

　　2、多樣化的服務(wù)溝通渠道：充分利用自助語(yǔ)音系統、互連網(wǎng)絡(luò )為客戶(hù)提供多樣化的溝通聯(lián)絡(luò )渠道，并采取多樣化的激勵手段鼓勵客戶(hù)選擇這些低成本、全天候的服務(wù)渠道。同時(shí)，內部做好相關(guān)流程、信息支持系統、知識庫及相關(guān)服務(wù)質(zhì)量方面的保證工作。

　　3、對客戶(hù)滿(mǎn)意度的充分關(guān)注：呼叫中心服務(wù)好壞的最權威評價(jià)者是最終客戶(hù)。因此，呼叫中心一方面要注重內部運營(yíng)效率的提升，另一方面要從客戶(hù)的角度重新定義什么是“高質(zhì)量”的服務(wù)，以提升客戶(hù)的滿(mǎn)意度，實(shí)踐自己的使命。

　　4、人才梯隊的培養和建設：高流失與低滿(mǎn)意是一直困擾大多數呼叫中心人力資源部門(mén)的兩大難題。很多呼叫中心的年度員工流失率可以達到30％－40％，少數極端的呼叫中心甚至超過(guò)100％（根據美國呼叫中心管理學(xué)院ICMI提供的計算公式獲得）。究其原因是由于呼叫中心工作的壓力大、考核嚴、班次時(shí)間不固定、發(fā)展空間局限、工資報酬偏低等一系列問(wèn)題造成的。但是，呼叫中心如果要提供和保持優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平，一支高素質(zhì)、穩定的員工隊伍是必不可少的。所以，越來(lái)越多的呼叫中心開(kāi)始進(jìn)行定期的員工滿(mǎn)意度調查，關(guān)注員工問(wèn)題，改善工作環(huán)境、發(fā)展空間、組織氛圍、薪酬福利等。

　　要事第一的原則可以保證呼叫中心把有限的資源用在最能夠產(chǎn)生最大價(jià)值回報的地方。這需要呼叫中心“以客戶(hù)為中心”設立全面的績(jì)效衡量體系，并在做出運營(yíng)管理決策時(shí)首先明確哪些事情享有最高的優(yōu)先級。

相關(guān)鏈接：高效能呼叫中心的七個(gè)習慣（下）

作者供稿 CTI論壇編輯