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資深排班顧問(wèn)許乃威:奇跡管理法—如何瞬間提高服務(wù)水平

2006/04/06

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　　許乃威：大家好！我是許乃威，非常高興今天有這個(gè)機會(huì )跟大家談一談，有個(gè)很大的標題就是"奇跡法-如何瞬間提高服務(wù)水平"。我們在呼叫中心走過(guò)了5個(gè)階段。大家發(fā)現一個(gè)很大的問(wèn)題是再怎么擴容服務(wù)水平就是上不去了。老總最大的一個(gè)指標就是希望能在服務(wù)水平上取得提升。有三個(gè)案例，希望在三個(gè)月內服務(wù)水平有所提高。

　　我們看一看這三個(gè)案例到底做了什么樣的事情。

　　第一個(gè)先看一看到底什么叫管理法，我們又稱(chēng)為餓狼管理辦法。從一個(gè)小故事開(kāi)始。大家都知道《向左走向右走》這個(gè)故事吧，至少也看到過(guò)這個(gè)電影吧，（PPT）整部電影一直都圍繞著(zhù)兩個(gè)電話(huà)號碼。這個(gè)跟我們今天的話(huà)題有什么關(guān)系呢？電影里的男孩有一件事情是對了，就是在下雨的時(shí)候不要帶雨傘，因為可以在大衣下和女孩面渡過(guò)一個(gè)美好的下午。那就是說(shuō)所有的管理有沒(méi)有真心關(guān)心你的預報。我們再看一下在國內大部分的銀行，如果看到這張圖（PPT）會(huì )覺(jué)得好象跟我們看過(guò)的差不多，就是周一至周日的固定的模型，這個(gè)現象還是很好玩的，就是上班的時(shí)候開(kāi)始打電話(huà)，不上班的時(shí)候就不打電話(huà)。可是我們看一下在移動(dòng)公司是在電信公司服務(wù)，這個(gè)情況又不一樣了，糟糕了我看不到周六、周日的模型了，黃色的部分有兩個(gè)突出點(diǎn)。可是周六、周日的電話(huà)量沒(méi)有下去，對于全球通這樣的服務(wù)標準是在帳單上，大家仔細看一下可能也會(huì )明白。

　　再看一下對神州行又不一樣了，回頭來(lái)看管理法的第一件事情，講到不同層面的第一個(gè)模型，大家有花多少時(shí)間真正去想去看這個(gè)模型。

　　只要屬于上班模型，就是我到公司來(lái)用公司的電話(huà)，移動(dòng)公司一般是用手機的，我們統稱(chēng)為手機模型，是用手機打客戶(hù)電話(huà)，就沒(méi)有上班模型，很明顯。有一次我跟同事聊天，只要是手機模型大部分的六、日不明顯。他說(shuō)不對，你對中國的情況了解不夠透徹，你有沒(méi)有想過(guò)，中國人是用上班的時(shí)間處理自己的事，而下班的時(shí)候不去處理。在國內有多少人真正在研究模型的，在談人力資源管理有多少人注意在看這個(gè)線(xiàn)組。我們看一下一天24小時(shí)，（PPT）這個(gè)也被成為上班模型的時(shí)段模型，我們看上班的時(shí)間高峰來(lái)，上班的時(shí)候會(huì )很多、很高，等到吃飯的時(shí)候就會(huì )很少了，到下午上班電話(huà)量又起來(lái)了，到晚上又下來(lái)。

　　可是我們來(lái)看（PPT）對于移動(dòng)公司來(lái)說(shuō)出現的模型又不是這樣。它的模型我們看對于為神州行，拿手機在打，它出現是離散性雙波模型，我們看到的是綠色的部分，其他的不要管了，它的電話(huà)高峰出現在中午12點(diǎn)，第二個(gè)高峰出現在下午7點(diǎn)，這樣的高峰多可怕啊，中間間隔了7個(gè)小時(shí)，第一個(gè)高峰出現在重物12點(diǎn)，我常常納悶說(shuō)為什么神州行的人為什么在晚上打電話(huà)，這叫做使用型。晚上打的電話(huà)最多，問(wèn)題自然也會(huì )最多。

　　另外一種神州行（PPT）它的高峰完全在半夜在10點(diǎn)鐘。

　　我們剛才看一大堆模型，我們主要的是要做預測，中國歷史最有名的天氣預報。"赤壁大戰"，孔明說(shuō)風(fēng)要刮三天。在今天氣象局一般是不準是，準了才是奇怪了呢。你希望你的排班師是孔明，但是對不起一般的排班師都是由組長(cháng)接任的。你有真正關(guān)心過(guò)的排班師？而你想過(guò)排班師是你的靈魂嗎？好的排班師可以省掉50個(gè)人，不好的排班師是所有人最?lèi)?ài)的，作為領(lǐng)導你希望這樣嗎？當你的排班師在孤零零的時(shí)候給你打一個(gè)電話(huà)說(shuō)"救命啊"。

　　因為時(shí)間開(kāi)沒(méi)有到，要把硬件建設放到管理里面，大家開(kāi)始看到一個(gè)最大的現象，什么時(shí)候排班師會(huì )起來(lái)，你買(mǎi)一套設備你放上去你的服務(wù)水平就會(huì )增加兩個(gè)點(diǎn)。我們常常說(shuō)排班師現在就像炒股。如果在炒股的時(shí)候說(shuō)這個(gè)指數名要漲了，在排班上面就像是說(shuō)明天這些客戶(hù)要來(lái)5萬(wàn)個(gè)電話(huà)。心理壓力太大了，這樣的話(huà)就沒(méi)人愿意排班。

　　剛才提到的三個(gè)案例在短時(shí)間內可以把服務(wù)能力拉上來(lái)，也就是我到底需要多少人電話(huà)量到底有多少，有哪家公司在擴容一百次的時(shí)候這一百次的都是算出來(lái)的，這都是憑經(jīng)驗。任何一個(gè)角色都是要求數字化管理。

　　什么叫數字化管理，今天一個(gè)排班師排出來(lái)這樣一個(gè)班，（PPT）為什么需要一些輔助的工具，不一定說(shuō)什么樣子的產(chǎn)品，至少使用一些基本的電腦能夠做到幫助的效果。就是今天要做的兩個(gè)班到底會(huì )怎樣，這也是信息管理法的精神。

　　（PPT）科技化管理，有一種科技就是我上次看到的E-mail我覺(jué)得很有意思，（PPT）科技是針對蹲式馬桶的最新科技，（PPT）這個(gè)標題就是表示在上面坐久了兩條腿都濕了。

　　第二個(gè)信息管理法的規則，大家看一下（PPT），什么是客服中心的美？紅色的是我們的需求人力，每天24小時(shí)的需求人力，藍色的是排出來(lái)的班。早上的時(shí)候需要這么多人，藍色的班排不了這么多人，下午的時(shí)候只需要一點(diǎn)的人，藍色的班排出來(lái)這么多人，這樣達到客服中心的美了嗎？

　　管理法第二條告訴我們該高的要高，該低的要低。在上班模型的里面，要高要低只不過(guò)是大家沒(méi)有算而已，我看過(guò)移動(dòng)公司之后，我真欽佩你們移動(dòng)公司，因為它的排班真的是非常的復雜。我要怎么樣該高的時(shí)候高該低的時(shí)候低，這就是（PPT）紅色的就是我們需要的人力，中間有100人基本上是沒(méi)有人干的，后來(lái)客服想了一個(gè)辦法，把所有的人時(shí)間變成浮動(dòng)，我見(jiàn)過(guò)一個(gè)人可以上5、6個(gè)小時(shí)的班。

　　適當的時(shí)候，找適當德人做適當的事情。有一個(gè)在臺灣流傳的電影錄音檔是很有趣的，（PBT）"我是石頭的石，一段真實(shí)的報銷(xiāo)錄音檔"。可能這個(gè)聽(tīng)不清。我們用歷史來(lái)講一下，我們都知道長(cháng)平大戰，這場(chǎng)大戰是秦昭王與趙孝文王的對決。也就是我們的管理法里面的第三個(gè)，通常我們一直在講人力資源，事實(shí)上真正的重要的只有三條，我們看到第一是數據。第二，一定要有一個(gè)清落得排班師。第三個(gè)排出來(lái)的班主要有人做現場(chǎng)管理，如果沒(méi)有的話(huà)，是沒(méi)有辦法達到你要的效果的。

　　第四個(gè)，你要活的客服，不要死的客服，今天當你人力不夠的時(shí)候，是不是第一個(gè)需要你的客服加班，永無(wú)休止的在接電話(huà)，我們看一下什么叫做工作過(guò)度的死客服（PPT），一個(gè)女孩子對他的男朋友的加班非常的抱怨（PPT）。你的員工他有很多的夢(mèng)想，他們提出來(lái)你會(huì )管他嗎，原來(lái)這個(gè)活客服變成一個(gè)死客服了。

　　"淝水大戰"，謝安與符堅的對決（PPT）。還有一個(gè)例子"背水一戰"，韓信與陳含的對決（PPT）。我們今天講到一個(gè)客服中心最重要的是要數字化管理，這些跟數字化管理又有什么關(guān)系呢？回頭講，我們每件事都要求是有數據，你問(wèn)我的活客服跟死客服有什么差距，（PPT）這里的表現是不一樣的，所謂的AHT（平均管理市場(chǎng)），對你的客服管理關(guān)系是非常大的。我當時(shí)看到他的高峰量在早上很高，我覺(jué)得當然有概念。而數據的公式就在這里，今天你所需要的人力，不等于物力，你今天所需要的人力大約等于你的電話(huà)量乘以你的AHT。所以，管理法里面，剛剛我講到你要活客服不要死克服，重要的在于你要在你的團隊里好好的掌握AHT。

　　看一下五個(gè)部分，加強各部門(mén)的協(xié)調，客服中心永遠是最后被通知的單位，客服中心為什么最后被通知到呢，因為今天打的電話(huà)好多。我看到神州行的模型，我們一直在研究國內的神州行的數據模型，我覺(jué)得這很有趣，尤其每天的話(huà)務(wù)都會(huì )不一樣，我打開(kāi)每天的時(shí)段模型又一樣，整天的模型是一樣的，只不過(guò)總量是不一樣的。我覺(jué)得神州行是受到市場(chǎng)的波動(dòng)而波動(dòng)。后來(lái)我想想這樣我應該跟公司討論一件事情，大家如果是用報紙做廣告、街道邊做廣告。

　　我覺(jué)得在呼叫中心里面很重要的一個(gè)精神，通常是越管越好的，排班師雖然他排的很好會(huì )被大家討論，寶貴的價(jià)值就是有一個(gè)不可或缺的角色，因為他知道今天有什么事情發(fā)生什么事情，他們每天都在預測，是司馬遷哦，大家在呼叫中心里面有幾個(gè)司馬遷呢？說(shuō)真的我在國內還沒(méi)有看見(jiàn)一個(gè)。

　　前面都是在講理論了，總歸還是要有一個(gè)實(shí)際的事情要跟大家分享一下，在奇跡管理法里面有沒(méi)有一個(gè)包括把服務(wù)水準提起來(lái)呢？我跟大家建議，吃飯的時(shí)間不要太久，要把30分鐘改成15分鐘，并不是你吃飯的時(shí)間，而是你規定每隔15分鐘派工作人員的吃飯的時(shí)間，中午或者晚上的吃飯時(shí)間段。這樣服務(wù)水針會(huì )在每周提升5個(gè)點(diǎn)。所以這就是惡狼曲線(xiàn)，因為你的惡狼曲線(xiàn)是一個(gè)平滑線(xiàn)，突然之間你的平滑線(xiàn)還在這里（PPT）。

　　餓狼還有另外一種，電話(huà)高峰盡量往下移動(dòng)，當你的話(huà)務(wù)高峰在早上的時(shí)候，7：30分個(gè)班、8：40分有一個(gè)班，然后到吃飯時(shí)間。吃飯回來(lái)，第一班下班，然后慢慢的一個(gè)一個(gè)的下班，出現了這么多的人力，紅色的是我們的人力，藍色是我們的空間，電話(huà)量其實(shí)是跟平常一樣的，那么看到我需要的人可能越來(lái)越少了，我可以把9：30上的班在下班的時(shí)候拆成一半，這個(gè)時(shí)候出現的結果，第一班下班、第二班下班、第三班的時(shí)間在這里，（PPT）這樣平白無(wú)故多創(chuàng )造出來(lái)了這么多的人力。如果我的高峰出現在下午的時(shí)候我要的人就會(huì )比較少。這個(gè)模型不適用于移動(dòng)，我剛才談到神州行的高峰不是在下午的，是在晚上的。

　　黃金時(shí)段的黃金觀(guān)感，你有沒(méi)有想過(guò)客戶(hù)會(huì )告訴你服務(wù)好或者是服務(wù)不好，其實(shí)他的觀(guān)感是服務(wù)時(shí)段，我們常常在看到一個(gè)客服中心它的績(jì)效不好的時(shí)候都會(huì )做一件事情，說(shuō)你要勇敢的站在那里，你找出你電話(huà)量最多的時(shí)候，你一定要托重病去服務(wù)。可是黃金時(shí)段就不太好了，可是老板看到的是一個(gè)平均，今天你拉你的一個(gè)服務(wù)時(shí)段一起起來(lái)，你自己也就起來(lái)了。

　　第三個(gè)"去買(mǎi)個(gè)排班軟件"，大家又會(huì )覺(jué)得排班軟件其實(shí)很貴的，今天在現場(chǎng)在算你排的人的時(shí)候，臺灣有個(gè)理論叫做菜籃子理論，就是隨便買(mǎi)隨便用。我們有一個(gè)非常簡(jiǎn)單的EXCEL表格，如果大家感興趣的話(huà)可以看一下。

　　這里有一個(gè)惡狼原則，兩個(gè)客服中心的模型是一模一樣，一個(gè)是賣(mài)大米，客戶(hù)耐心度差；一個(gè)是賣(mài)桶裝水，是會(huì )員制。但是機制不同，如果有哪位感興趣的話(huà)，可以看PPT。

　　我不想在座有多少人真正測量過(guò)你們克可的耐心度，是等30、50秒受不了了，這個(gè)影響極大。

　　客戶(hù)的排班師有人走到他的桌面（PPT），謝謝大家！



本文根據大會(huì )記錄整理。

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