對遠程工作的需求正在增長。國家統(tǒng)計局認為，明年將有50％的英國員工遠程工作。
更重要的是，高達90％的員工表示他們希望至少兼職遠程工作。雖然遠程辦公可能在10年前似乎是一個白日夢，但它很快就會成為工作環(huán)境的自然組成部分。
隨著在線團隊協(xié)作工具和基于云的通信解決方案的發(fā)展，工作現(xiàn)在就是你“做”的事情，而不是你去的地方。然而，與任何業(yè)務轉(zhuǎn)型一樣，公司需要知道如何為遠程革命做好準備。
管理人員和團隊必須共同努力，以提供我們在辦公室期望的相同水平的生產(chǎn)力和效率。
為什么要考慮遠程團隊？
今天很難夸大團隊協(xié)作的重要性。企業(yè)需要靈活和創(chuàng)新。這意味著鼓勵不同的人在專注的團隊中一起工作。
很容易假設最好的策略是讓每個人都在同一個房間或建筑物內(nèi)。但是，統(tǒng)計數(shù)據(jù)證明不是這樣。
- 更高的效率和生產(chǎn)力 -- 30％的員工表示，他們在遠程工作時可以在更短的時間內(nèi)完成更多工作。更少的辦公室干擾可能意味著更有效的團隊。
- 減輕壓力 -- 據(jù)PGI稱，82％的遠程辦公人員在遠程工作時報告壓力水平較低。更少的辦公室干擾可能意味著更有效的團隊。靈活性可以讓人更快樂。
- 更少的管理費用 -- 一個人滿為患的辦公室運行成本很高。如果您不需要支付房租，家具和公用設施的費用，您的管理費用就會下降。
- 減少人員流動 -- 遠程工作意味著即使個人情況發(fā)生變化，員工也可以保持同樣的角色。例如，如果有人需要搬到另一個城市并不重要。
如何幫助您的員工在遠程辦公時協(xié)同工作
CanadaLife研究發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)偏遠工人比同齡人更有效率。然而，許多真正的生產(chǎn)力源于清晰度。您的團隊成員需要知道他們的期望。由于遠程工作人員不會每天都被提醒您的公司價值觀，因此將其保持在循環(huán)中非常重要。
向每個團隊成員提供明確的指示，讓他們知道需要做什么。這可能意味著通過工作流管理工具分配特定任務或在項目之前設置一對一調(diào)用。即使是提前確定每個項目的目標和關鍵績效指標的團隊會議也是有幫助的。
您可以提供的信息越多，就越容易保持一致 -- 即使它們是遠程的。項目管理工具還通過向整個團隊展示個人如何取得進步來促進明確的問責制。
確保您的員工在遇到問題時知道去哪里也是必要的。當他們的軟件出現(xiàn)問題時，他們是否知道聯(lián)系誰？如果他們對項目不確定，他們?nèi)绾闻c團隊領導取得聯(lián)系？
保持事物的可預測性
對員工進行遠程工作最具吸引力的方面之一就是他們可以更好地控制自己的時間。雖然你不需要讓你的員工在這里保持9到5的時間表，但一些結(jié)構是必不可少的。例如，您的團隊需要知道他們每周何時需要參加會議。
為視頻會議設置日程安排是管理團隊協(xié)作的好方法。理想情況下，每周嘗試并堅持相同的會議時間。這樣，您的員工將知道如何在會議期間構建其余的日程安排。定期會議也非常適合在分散的團隊成員之間創(chuàng)建一致性。同樣需要讓人們定期報告他們正在進行的工作進展。
跟蹤什么是工作和不工作
團隊協(xié)作可以為每個企業(yè)提供不同的體驗。有些公司需要通過即時消息不斷保持聯(lián)系。其他人將依賴偶爾的視頻會議。通過將您的協(xié)作工具與分析和勞動力優(yōu)化系統(tǒng)集成，您可以看到哪些工作正常。
借助可以幫助您的軟件，您可以更輕松地了解有多少人在使用您的協(xié)作應用，以及員工需要額外幫助的地方。您還可以跟蹤項目完成的速度。如果人們沒有按時完成任務，那么您可以快速召開會議以了解可能出現(xiàn)的問題。
學習如何在團隊中協(xié)同工作的大部分工作都涉及反復試驗。在發(fā)現(xiàn)完美模式之前，您需要嘗試各種策略并跟蹤結(jié)果。
讓工作輕松
勞動力管理和分析工具只是團隊協(xié)作難題的兩個部分。您還需要確保人們可以實時共享和處理項目。協(xié)作應用程序提供簡單安全的文件共享選項。只需將文件直接上傳或拖放到平臺中，并觀察人們一起工作。
借助團隊協(xié)作工具，遠程團隊可以執(zhí)行以下操作：
- 上傳和管理任務。
- 實時協(xié)同工作。
- 編輯和評論文件。
- 通過聊天，視頻和音頻進行溝通。
- 跟蹤績效和進度。
確保您使用的協(xié)作工具可以與員工使用的云存儲系統(tǒng)集成。團隊應該能夠處理從Google云端硬盤到Dropbox和Evernote的所有文件。員工擁有的自由度越大，他們最終被排除在外的可能性就越小。
為每位員工提供力量和支持
今天的遠程勞動力非常多樣化。既然您可以雇傭來自世界各地的人并讓他們使用相同的工具，那么您將與之聯(lián)系的不同類型的人無止境。雖然多樣性是一件好事，但它也意味著理解不同的人需要不同的支持。
您的一些團隊成員可能需要幫助來設置他們的新工具。您是否有現(xiàn)任IT經(jīng)理可以幫助您完成初始入職流程？其他員工最初可能會在團隊協(xié)作方面遇到困難，主管們的定期反饋將有助于鼓勵這些人朝著正確的方向前進。
隨著遠程團隊的發(fā)展，您可能決定在協(xié)作策略中構建其他軟件。許多現(xiàn)代工具都集成了一系列其他生產(chǎn)力應用程序。您與遠程團隊一起度過的時間越多，您就越發(fā)現(xiàn)哪些應用對他們至關重要。期望您的協(xié)作工具箱隨業(yè)務增長。
記得讓工作和生活達到平衡
最后，雖然遠程工作有很多好處，但它也有負面影響。例如，CIPD在2018年進行的一項研究發(fā)現(xiàn)，32％的員工在遠程工作時無法關閉他們的個人時間。雖然您的團隊可能會提高工作效率，但如果沒有正確的管理，那么額外的工作效率很快就會導致倦怠。考慮到這一點，幫助您的員工實現(xiàn)更好的工作/生活平衡至關重要。
讓您的團隊知道，僅僅因為他們在線并不意味著他們必須是“可用的”。許多協(xié)作和溝通工具都有工作人員可以用來顯示其狀態(tài)的存在工具。教會每個人如何正確使用在場特征可以幫助消除勞動力的混亂。
此外，請記住在工作時間表中花時間讓您的員工就非工作事物進行溝通。在您的消息應用程序中創(chuàng)建一個私人房間，人們可以更好地了解他們的同事。如果沒有在辦公環(huán)境中常見的談話，很難與團隊建立關系。定期的團隊溝通有助于發(fā)展使員工更加忠誠于公司的紐帶。
遠程工作時代的團隊協(xié)作
毫無疑問，今天的企業(yè)正在努力發(fā)展有效的團隊。員工不僅需要學習如何在團隊中協(xié)同工作，而且當他們甚至不在同一個辦公樓時也需要這樣做。
好消息是，遠程團隊與其內(nèi)部同行一樣有效（如果不是更有效）。請記住，你不能低估團隊協(xié)作的重要性。
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