最近，蘋(píng)果和三星的專(zhuān)利糾紛已鬧得沸沸揚揚。蘋(píng)果指控三星在保存電子郵件等證物上存在過(guò)失，指控獲得法庭支持后，三星也隨即提出了反訴。
具體情況是：三星的郵件系統被設置為在兩周后自動(dòng)刪除郵件，這就有“毀滅證據”的表現。當然三星也不甘示弱，指控蘋(píng)果可能刻意隱瞞了證據，因為蘋(píng)果提供的一段時(shí)間內涉及某些專(zhuān)利的郵件中，沒(méi)有發(fā)自喬布斯的。這種現象被三星在反訴中指出是蘋(píng)果“刻意銷(xiāo)毀”對三星有利的證據。
不管是設置系統自動(dòng)刪除郵件也好，還是手動(dòng)刪除郵件也好，總之，郵件是沒(méi)了。不管是有些公司本就希望郵件消失也好，還是郵件消失并非本意也罷，總之，在訴訟中無(wú)法呈交完好的證據而被問(wèn)責，那感覺(jué)一定不好過(guò)，更不用提消失的可能是對己方有利的證據了，很有可能直接導致敗訴。
可是在多年的從業(yè)經(jīng)驗中，我還真遇到了寧可敗訴也不交郵件證據的事情。那家公司的郵件其實(shí)是有備份的，只不過(guò)將備份恢復再進(jìn)行甄別，挑出特定時(shí)期特定項目的幾封郵件，這一整個(gè)過(guò)程下來(lái)，首先所耗費人力物力的成本比敗訴所付罰金還要高，再者就算不計金錢(qián)成本，等證據郵件找齊，呈送證據有效期限也過(guò)了，還是要交罰金。于是那家公司橫下一條心，干脆交罰金算了。可是，誰(shuí)知道這背后付出的聲譽(yù)等無(wú)形成本是多少呢。
算下來(lái)，不過(guò)是區區幾封郵件，但所牽扯的事情卻一個(gè)比一個(gè)麻煩：訴訟、證據、專(zhuān)利、法規……當法規要求郵件可為證據而必須妥善保存的時(shí)候，你是否想到郵件真的這么值錢(qián)？
在這種情況下，郵件如此值錢(qián)的原因不一定是它本身的內容有多么重要，而是它沒(méi)有得到良好而專(zhuān)業(yè)的保存。在郵件系統里，不刪郵件是要崩潰的；放到備份里，找出郵件是昂貴的。想要良好而專(zhuān)業(yè)地合規保存，企業(yè)郵件歸檔系統（Enterprise Email Archive簡(jiǎn)稱(chēng)EEA）是不可或缺的。
針對訴訟，EEA能直接解決兩個(gè)問(wèn)題。
一、合規保存所有郵件。國內外都有相關(guān)法規對郵件保存做出了嚴格的規定，必須將郵件保存一定年限，保證郵件不被篡改。顯然郵件不可以在郵件服務(wù)器里保存若干年，否則服務(wù)器一定要崩潰了。這就需要專(zhuān)業(yè)的歸檔軟件將郵件全部歸檔到次級服務(wù)器中進(jìn)行完整保存，即使郵件在郵件服務(wù)器上被刪也沒(méi)有關(guān)系，因為在經(jīng)過(guò)日志郵箱的那一刻，它就立即被歸檔了。這樣就不必擔心郵件丟失的問(wèn)題。
二、快速查找所需郵件以響應緊迫的法律訴訟。之前提到從備份中查找郵件所耗人力物力和時(shí)間之多令人無(wú)法想象，而EEA中所具有的專(zhuān)業(yè)搜索功能能夠實(shí)現對歸檔信息逐條和深入的搜索，在百萬(wàn)封郵件中迅速查找出需要的郵件以響應緊迫的訴訟支持，從而可能避免幾百萬(wàn)美元的投入或罰金，一款軟件能避免如此巨大的財務(wù)損失和可能帶來(lái)的聲譽(yù)損失，這也是令人無(wú)法想象的。
我們常聽(tīng)到這樣一句話(huà)：由專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事。對于郵件合規保存來(lái)說(shuō)，郵件歸檔系統（EEA）即為專(zhuān)業(yè)服務(wù)，這與備份等存儲不在同一領(lǐng)域。在當今國際化商業(yè)環(huán)境中，運用EEA保存郵件信息，做到防患于未然，才是英明的決策。