由于沒有制定路線圖，每個組織都設計了自己的方法來保持進展。為了讓您開始，我列出了一些關于移動和視頻會議服務以及與貴公司數據和語音網絡連接的問題。
移動服務
- 我們是否向以前沒有移動設備和服務的員工提供移動設備和服務并為其付費？如果有，我們是否有這些和相關成本的記錄？一旦員工返回辦公室，我們是否有計劃取消或降低移動服務的等級？
- 我們是否調整了移動計劃，以適應語音、數據、短信和移動到移動視頻通話的增加使用？產生的增量成本是多少？當員工回到辦公室并使用辦公室通信系統(tǒng)時，我們能否調整這些成本？
- 如果我們沒有進行任何計劃調整，且成本大幅上升，我們現在需要進行哪些計劃更改？
- 是否有員工為自己的移動服務付費，并向我們的組織收取費用？如果是的話，這會增加什么費用，還會繼續(xù)嗎？
- 是否為沒有良好Wi-Fi的員工添加了任何移動“僅限數據”設備？如果是這樣，這些設備的增量成本是多少，它們是否仍然是必要的？
視訊會議服務
- 我們?yōu)橐曨l會議服務（Zoom、Teams、WebEx、BlueJeans、Go to Meeting等）支付了哪些費用，我們在合同中約定了哪些費用？
- 如果我們支付的是許可證總數，有多少人在使用該服務？是否有一種基于使用情況的支付方法可以降低費用？
- 人們撥入視頻會議獲取音頻的相關費用是多少？我們是否被視頻會議提供商收取具有競爭力的每分鐘費用？
- 如果音頻用戶的“撥入”仍在家中工作，增加其Wi-Fi的帶寬容量是否比讓他們繼續(xù)撥入更具成本效益？
- 如果您有音頻會議服務，類似的問題也適用于您如何使用它們、供應商如何向您收費，以及當人們返回辦公室時這些服務可能會發(fā)生什么變化。
連接到組織的數據網絡
- 在允許遠程用戶訪問組織的數據網絡時，您產生了哪些新成本？
- 帶寬容量增加了嗎？
- 是否實施了導致額外成本的安全措施，如VPN服務？員工是否在家購買或租賃設備，或者他們是否使用自己的設備？
- 在使用方面對您的網絡有何影響？成本是否上升？如果是這樣的話，當員工返回辦公室時，他們會減少嗎？
連接到組織的語音網絡
- 打到辦公室或云電話號碼的電話是如何到達家中的員工的？電話被轉接了嗎？如果是，總成本是多少？如果您將呼叫轉接到移動電話，則固定電話或云服務提供商和移動服務提供商都可能會產生費用。
- 如果您為在家工作的員工增加了基于云的語音呼叫功能，那么如果有，增加的成本是多少？
- 您的員工是否使用基于辦公室或基于云的電話系統(tǒng)撥打電話？如果是這樣的話，從人們在辦公室的時候起，通話量是否發(fā)生了變化，因此成本也發(fā)生了變化？
- 通過辦公系統(tǒng)撥打和接聽電話的成本與移動電話相比如何？是否由員工決定使用哪一個？在可能的情況下，通過Wi-Fi撥打移動電話是否具有經濟意義？
重新評估內部部署服務
雖然回答上述問題是確定新成本可能保持不變的一個良好起點，但由此得出的結論是，由于過去一年半的工作方式發(fā)生了變化，您可以消除一些費用。由于不清楚在家工作會持續(xù)多久，大多數組織沒有對基于辦公室的通信系統(tǒng)進行成本節(jié)約調整。如果你在任何特定時間永久性地減少辦公室里的人數，你很可能會為超過服務和設備所需的容量支付費用。
要弄清楚這一切并非易事。一個好的起點是確保您擁有辦公室和員工家中（如果用于工作）所有通信設備和服務的完整清單。除存貨外，記錄每月成本和與各服務提供商的合同義務。
下一步，就要消除哪些成本、不確定哪些成本以及需要保留哪些成本做出一些決定。保持庫存、合同和費用詳細信息的最新狀態(tài)，使您能夠在組織、通信基礎架構和服務環(huán)境不斷發(fā)展的過程中做出良好的決策。
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作者：Jane Laino
原文網址：
https://www.nojitter.com/best-practices/resetting-your-communications-expense-budget-post-pandemic
