JXY-CONF電話會議系統(tǒng)使用說明_會議電話

JXY-CONF電話會議系統(tǒng)使用說明

2004/03/23

一、概述

　　電話會議系統(tǒng)主要是為跨地區(qū)的大型企業(yè)或集團(tuán)公司解決多個分公司在不同地點同時開會，無須乘車后坐飛機(jī)到同一地點開會，為公司節(jié)省成本，提高管理效益。

二、系統(tǒng)登陸
如下圖：

輸入用戶名和密碼便可進(jìn)入系統(tǒng)主界面。

三、系統(tǒng)主界面

如下圖：

　　1、系統(tǒng)主界面的左邊樹型結(jié)構(gòu)是會議管理，包裹'歷史會議'、'新建會議'、'正在會議'三項，用于管理公司歷次開過的會議，包括開會時間，與會人員，會議錄音。如下圖：

　　2、系統(tǒng)主界面的右邊樹型結(jié)構(gòu)是電話呼出或接入的動態(tài)瀏覽器，包括通道號，名稱，電話號碼等等。

　　3、系統(tǒng)上方是工具欄，包括：創(chuàng)建會議、人事管理、啟動、集體撥號、雙工/單工、點名、電話薄等快捷鍵。

四、開會管理的具體步驟

第一步：創(chuàng)建會議組

　　鼠標(biāo)右擊'新建會議'，選擇'創(chuàng)建會議'如下圖：

　　單擊'新建會議'菜單后出現(xiàn)如下界面：

說明：
　　1．議編號不能重復(fù)，
　　2．會議密碼是指用戶撥入時，需要用戶輸入密碼，密碼不對時，不能加入會議。
　　3．系統(tǒng)自動撥出時，用戶不需要輸入密碼，直接進(jìn)入會議。
　　4．啟動方式有'呼入'、'呼出'、'呼入/呼出'，'呼入'方式是指系統(tǒng)只能接入，不能撥號；'呼出'是指只能撥號，不能接入；'呼入/呼出'可同時呼入和呼出。
　　5．校驗方式有'不校驗'和'用戶電話校驗'，'不校驗'是指所有電話撥打會議，系統(tǒng)都會接入；'用戶電話校驗'是指撥入會議系統(tǒng)的電話號碼是系統(tǒng)會議成員的電話號碼，否則，系統(tǒng)不會接入。
　　6．會議組建立后，在新建會議組文件夾下，自動顯示新增加的會議組。

第二步：會議激活

　　在'新建會議組'項目下可以同時存放多個新創(chuàng)建的會議任務(wù)，如果要使用某個會議組開會，可在選中該會議組后右擊鼠標(biāo)，選擇'激活會議'，被激活的會議名稱自動移到'正在會議'下面，表示此會議可以開會。如果'正在會議'中還有別的會議，表示有會議要開，'新建會議'的會議任務(wù)不能激活。

第三步：會議人事管理

　　只有會議組建立后，需要為會議組選擇需要參加的用戶電話，即分公司電話，以便系統(tǒng)確定會議參加人員，管理員選擇人事管理后，用戶管理如下圖：

管理員有三種選擇方式：
　　"全選"：選中所有電話簿內(nèi)的人員參加會議，這時用戶的"選擇"項全部顯示為"參加"；
　　"全部取消"：如果需要全部取消，則可按"全部取消"，所有用戶的狀態(tài)顯示為"取消"；
　　逐個選擇：對具體每個用戶選擇"參加"或"取消"用戶管理可以添加和刪除。會議組建立，并為其指定用戶后，系統(tǒng)便可激活。

第四步：啟動系統(tǒng)

如下圖：點單擊啟動，此時會議組正式啟動，

　　用戶接入：系統(tǒng)啟動后，如果用戶電話呼入，則系統(tǒng)自動接聽，并提請用戶輸入密碼校驗后進(jìn)入會議系統(tǒng)。也可'集體撥號'、'單個撥號''點名'
　　集體撥號：是指系統(tǒng)同時撥出多個電話。
　　單個撥號：當(dāng)某個線路未接通是，可選擇該通道并單擊右鍵選擇撥號，可對某用戶單獨(dú)撥號接通。
　　第五步：系統(tǒng)點名（可不操作此步驟）
　　單擊上圖的'點名'按鈕，出現(xiàn)如下圖：

　　電話接入后，只能聽，不能說，通過'點名' 按鈕，主席可單獨(dú)和某個參加者通話。一次只能一人，確認(rèn)用戶身份，實現(xiàn)點名功能。

第六步會議控制
　　開始會議后，與會者有兩種參加方式：
　　'主席模式'是指能聽和說，
　　 '非主席模式'，只能聽會議，不能說。
　　系統(tǒng)可進(jìn)行如下幾個方面的操作控制：

　　雙工/單工：單擊雙工將所有與會的遠(yuǎn)程用戶設(shè)置為聽/說模式，既可聽也可隨時發(fā)言，單擊單工將所有與會的遠(yuǎn)程用戶設(shè)置為聽模式，只能聽不能發(fā)言，
會議成員電話加入會議后，系統(tǒng)可以'錄音'、'放音'、'設(shè)置主席模式'、'循環(huán)放音'、'趕出會議'。
　　錄音：是指對會議的錄音。
　　放音：是指對會議的放音。
　　循環(huán)放音：方便系統(tǒng)在開會準(zhǔn)備時，為加入會議的成員播放音樂。'趕出會議'是指系統(tǒng)管理員把非法用戶趕出會議。

五、歷史會議資料管理瀏覽

　　可對歷史會議記錄進(jìn)行管理，查看記錄內(nèi)容幾錄音文件（WAV文件格式），以便回放調(diào)聽，可對報表進(jìn)行導(dǎo)出或打印操作

六、會員與會記錄瀏覽

1．導(dǎo)出電子表格，并可打印。

2．分組打印，如下圖：

七、操作員管理

　　用戶身份有三種：超級用戶、管理員、一般用戶。超級用戶可以添加用戶，管理員可以瀏纜會議歷史記錄，一般用戶只能開通電話會議系統(tǒng)

八、修改密碼

可以修改登陸的密碼。

九、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。

　　1．當(dāng)電話檢測不到對方掛機(jī)時，要按照實際忙音參數(shù)設(shè)置忙音，系統(tǒng)自動根據(jù)設(shè)置值檢測用戶掛機(jī)。
　　2．當(dāng)電話呼入時，系統(tǒng)按照設(shè)置的振鈴次數(shù)接通來電。
　　3．設(shè)置電話撥號前綴后，系統(tǒng)自動在撥號前加撥設(shè)置碼，如設(shè)為"9"，欲撥的用戶號碼為02038258421，則系統(tǒng)自動撥出的號碼為902038258421。

　　以上參數(shù)設(shè)置后，需關(guān)閉會議系統(tǒng)后重新啟動程序，參數(shù)才啟作用。

十、電話薄管理

　　系統(tǒng)提供公司會議電話薄的管理，管理員可增加、刪除、保存用戶通訊錄，當(dāng)開會時可直接選擇具體會議參與者，方便管理。

出現(xiàn)以下界面，如下圖：

廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯

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